國際熱門展覽會由當(dāng)?shù)卣畽?quán)威機構(gòu)或?qū)嵙π酆竦膶I(yè)展覽公司具體承辦。

展會宗旨是發(fā)展經(jīng)濟，促進貿(mào)易，籌備工作主要分兩個重點：一是招展工作，國際熱門展會的海外招展大都是通過其海外代理來完成，其海外代理不光肩負(fù)營銷展位的責(zé)任，還要對參展企業(yè)起監(jiān)督遴選作用，以免參展產(chǎn)品魚龍混雜；二是推廣工作，主辦機構(gòu)通過專業(yè)媒體對話推廣，給全世界的買賣商家創(chuàng)造一個直接對話的交易平臺。國內(nèi)企業(yè)如欲到海外參展，以下幾點有必要了解一下：

１、市場調(diào)研：通過對展會前成交狀況的總結(jié)，分析自己產(chǎn)品是否適合當(dāng)?shù)厥袌?，由于海外展費用昂貴，企業(yè)不要盲目參展，以免得不償失。

２、參展準(zhǔn)備：

展位預(yù)訂：國際展會一般需要提前６個月確定展位，有意參展的企業(yè)應(yīng)盡早確定展位。

展位裝修：若同一個國家的多個企業(yè)同時參展，應(yīng)選擇統(tǒng)一的裝修，這樣既能維護總體形象又能節(jié)約許多時間與費用。

樣品選擇：參展廠家應(yīng)選擇最具針對性、代表性的產(chǎn)品作為展品，切忌類似產(chǎn)品的堆積，保證展位簡練、明朗，體現(xiàn)展品的尊貴。

展品運輸：與一般物品運輸不同的是，展品運輸要在指定的時間到達指定的地點，在時間上容不得絲毫耽擱，團體參展商應(yīng)選擇集體拼貨，委托大會或組團單位指定的專業(yè)承運商發(fā)運，以便保證展品順利通關(guān)，轉(zhuǎn)移因展品遲到而耽誤參展的責(zé)任。

３、商務(wù)旅行：為保證順利參展，出國人員應(yīng)提前做好以下準(zhǔn)備：旅行證件、商務(wù)簽證的申請、酒店與機票的預(yù)訂。

Ａ旅行證件：

因私護照——普通公民所持的外出旅行身份證明，可向戶口所在地公安部門直接申請獲得，申請護照時一般需要提交海外邀請信，所在單位出具的派遣函、居民身份證、戶口本。

公務(wù)護照——政府機關(guān)公務(wù)人員所持的外出辦公身份證明。

Ｂ商務(wù)簽證的申請：

因私護照持有者憑借國外邀請信直接或通過國際旅行社前往目的地國家駐華領(lǐng)事館或大使館申請獲得，公務(wù)護照持有者一般都要通過當(dāng)?shù)卣耐馐虏块T辦理，申請一般發(fā)展中國家的簽證，只要提交有效期尚余６個月的護照，國外邀請信、照片、填好的簽證申請表格。前往歐美發(fā)達國家的簽證申請，須向領(lǐng)事館或大使館出示個人財產(chǎn)證明，公司營業(yè)執(zhí)照、機票和酒店的訂單方可獲得簽證。

Ｃ酒店與機票的預(yù)訂

為降低費用和節(jié)約時間最好隨團外出，若單獨行動，必須清楚在重大展會期間機票和酒店都處在供不應(yīng)求的狀態(tài)，需提前預(yù)訂。