應(yīng)該說(shuō)商業(yè)展覽籌辦的整個(gè)過(guò)程，是一個(gè)推銷策劃的過(guò)程，而我們所有的策劃行為都離不開(kāi)市場(chǎng)，由于我們從事的是商業(yè)活動(dòng)，因而，所有策劃行為都要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營(yíng)造勢(shì)力，這里是指利用各種推廣、廣告手段，營(yíng)造商業(yè)氛圍，形成市場(chǎng)聲勢(shì)，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來(lái)報(bào)名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的扶持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。商業(yè)展覽的操作過(guò)程一般應(yīng)分為三個(gè)階段：

一、策劃階段。

（一）項(xiàng)目的選定；

1． 執(zhí)行項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)研；一般情況下要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)點(diǎn)產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的行業(yè)，再次考慮政府扶持的行業(yè)。具體分析行業(yè)市場(chǎng)狀況，要摸清楚市場(chǎng)的歸屬，即屬買方市場(chǎng)還是賣方市場(chǎng)等；

2． 辦展資源的整合；辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具）以及資訊資源和社會(huì)資源；

A． 資訊資源——系指目標(biāo)客戶的資訊量、合作單位的資訊量，還關(guān)于于此項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的資訊量；如：該行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、該行業(yè)的熱門話題、行業(yè)的亮點(diǎn)等；

B． 社會(huì)關(guān)系——系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門的關(guān)系；與全國(guó)及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系；還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等；

3． 同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)；同行業(yè)是否運(yùn)營(yíng)同類的展覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū)域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮；

4． 此項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定；原則上要避開(kāi)國(guó)內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避免沖突，特別是與此項(xiàng)目的品牌展覽，兩者的舉辦時(shí)間起碼要相隔三個(gè)月以上的；

5． 創(chuàng)意命題；項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn)和市場(chǎng)的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。

（二）尋求扶持單位：

1、 尋求的目的——這是展覽會(huì)成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尋求對(duì)口的主管部門和單位，

作為展覽會(huì)的主辦或扶持單位，其目的一，可以提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；目的二，擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，方便于展開(kāi)新聞推廣和炒作；目的三，提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀；目的四，能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)；目的五，能有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展規(guī)劃；

2、 尋求的目標(biāo)——行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、擁有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。

二、實(shí)施階段。

（一）廣告攻勢(shì)；

推廣是一種單向的資訊傳遞,即展覽會(huì)組織者單方向地向潛在目標(biāo)客戶傳達(dá)展覽資訊，而廣告的優(yōu)點(diǎn)是令資訊可以傳播的很廣泛。推廣的主要方法包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告（包括：專業(yè)媒體，如：報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站等；大眾媒體，如：電視、電臺(tái)、主導(dǎo)性報(bào)紙等）——主辦者應(yīng)圍繞展覽不同的賣點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行推廣，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；此外，我們還可以通過(guò)新聞公布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)資訊，來(lái)進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告——則是利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場(chǎng)等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、推廣布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛推廣。其目的是營(yíng)造展覽會(huì)的聲勢(shì)，形成廣告推廣攻勢(shì)?，F(xiàn)代會(huì)展操作愈來(lái)愈重視推廣廣告的投入力度和推廣質(zhì)量，那么本人則認(rèn)為廣告推廣的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。廣告推廣就象一場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)中的戰(zhàn)略武器：飛機(jī)、導(dǎo)彈、核彈、航母等，有打擊面廣、威懾力大、殺傷力強(qiáng)等特點(diǎn)，是贏得現(xiàn)代戰(zhàn)爭(zhēng)的最主要的武器。

（二）招展和組團(tuán)工作；

如果說(shuō)推廣廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用——攻城略地。招展和組團(tuán)的方法主要是依靠聯(lián)絡(luò)手段——一種雙向的資訊交流方法，即主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間的雙向地交流資訊。它的優(yōu)點(diǎn)是資訊可以交流的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買家（參觀商），二是著眼于賣家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來(lái)開(kāi)展：

1、尋求扶持及協(xié)助單位——建立展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)；

2、組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；

（１） 認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。

（２） 收集或許參展的企業(yè)名錄，或叫展商目標(biāo)名錄，建立資訊庫(kù)。

（３） 推廣資料的ＣＩ設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。

（４） 主辦單位打印文件下發(fā)。

（５） 利用新聞公布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場(chǎng)的推廣文章（軟廣告）。

（６） 利用各種媒體做推廣廣告（硬廣告）。

（７） 電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過(guò)因特網(wǎng)公布資訊。

（８） 印刷推廣資料一般有：

a、招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等

b、展商須知（或參展手冊(cè)）

c、招商邀請(qǐng)函

d、門票

e、會(huì)刊

f、紙袋

g、展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘——潛在的 參展企業(yè)、大的參展商。

（９） 對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、遴選和甄別，發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等。

（１０） 上門拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。

（１１） 聯(lián)合或許合作的同行，采用讓利的辦法，合作招展。

（１２） 展位的營(yíng)銷安排及布置。

（１３） 收集盡范圍或許的參觀商名錄，或叫買家目標(biāo)名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門票。

（１４） 與展覽會(huì)關(guān)于的各項(xiàng)廣告征集工作。

（１５） 展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。

（１６） 展覽現(xiàn)場(chǎng)的氣氛營(yíng)造（現(xiàn)場(chǎng)的布置、開(kāi)幕式安排、開(kāi)幕廣告等）。

（１７） 展覽現(xiàn)場(chǎng)的良好服務(wù)（工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）。

（１８） 主辦、協(xié)辦單位及開(kāi)幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排。

（１９） 展覽會(huì)關(guān)于數(shù)據(jù)、資訊的統(tǒng)計(jì)和收集。

（２０） 著眼于第二屆的預(yù)告推廣工作。

3、組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分：

從展商的角度劃分：（１）初期認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段。

（２）繼續(xù)了解展覽會(huì)階段。

（３）被展覽會(huì)吸引階段。

（４）拍板決定參展階段。

（５）展覽實(shí)施階段。

從主辦單位工作劃分：（１）資訊公布階段：a、發(fā)送調(diào)查表；b、發(fā)送征詢表；c、發(fā)送邀請(qǐng)函。

（２）營(yíng)造氣氛階段：a、媒體廣告、文章推廣；b、新聞公布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)；c、主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)；d、電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛推廣；e、第二次發(fā)邀請(qǐng)函；f、 合作單位發(fā)邀請(qǐng)函。

（３）與展商直接聯(lián)系階段a、電話、傳真、電子郵件；b、拜訪重點(diǎn)客戶；c、合作單位同時(shí) 開(kāi)始招展工作。

（４）與展商洽談階段a、電話；b、約見(jiàn)；c、拜訪；d、傳真；e、發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告；f、發(fā)送門票。

（５）展覽服務(wù)階段a、廣告征集；b、工程預(yù)定展具工作；c、招商廣告安排；d、招商邀請(qǐng)函；e、招商門票發(fā)放；f、現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)造氣氛；G、發(fā)送各種類型的調(diào)查表；h、著眼于第二屆的推廣；i、現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)服務(wù)。