為了保證很好的展出效率和效果，在配備展臺(tái)人員之后，必須對(duì)他們進(jìn)行團(tuán)建。不論是臨時(shí)雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級(jí)人員都應(yīng)當(dāng)接受團(tuán)建，團(tuán)建的目的是使展臺(tái)人員了解展出目的，掌握展臺(tái)工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。

展臺(tái)人員團(tuán)建工作應(yīng)當(dāng)列入展出工作計(jì)劃，作為一項(xiàng)正常工作。如果條件許可就安排比較正規(guī)的團(tuán)建，至少要在開幕前進(jìn)行容易的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。團(tuán)建工作可以在選定展臺(tái)人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的團(tuán)建形式包括籌備會(huì)或者團(tuán)建班。時(shí)間可以是半天至兩天。但地點(diǎn)要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀，講義等。團(tuán)建方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，團(tuán)建效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對(duì)提高訓(xùn)練效果有利。

團(tuán)建內(nèi)容要有系統(tǒng)，團(tuán)建材料應(yīng)編印成套，發(fā)放給接受團(tuán)建的人員。歐美一些國(guó)家的展覽行業(yè)協(xié)會(huì)、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽團(tuán)建，有專門的展臺(tái)工作團(tuán)建教材、錄像帶等，可以購(gòu)買參考使用。團(tuán)建材料需要標(biāo)明秘密程度。團(tuán)建內(nèi)容和步驟可以分為三部分，安排如下：

情況介紹，包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺(tái)人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。首先相互自我介紹。團(tuán)建者和接受團(tuán)建者自我介紹，不光要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識(shí)和經(jīng)歷。展出介紹，包括展覽會(huì)和展臺(tái)情況。展覽會(huì)情況，包括名稱、地點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場(chǎng)地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等；展臺(tái)情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺(tái)位置、展臺(tái)序號(hào)、展臺(tái)布局、展出工作的總體安排等。展出活動(dòng)介紹，包括記者招待會(huì)、開幕儀式、館日活動(dòng)、貴賓接待活動(dòng)等，并對(duì)展臺(tái)人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項(xiàng)展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等；市場(chǎng)介紹，包括營(yíng)銷規(guī)模、營(yíng)銷通道、規(guī)章模式、特點(diǎn)習(xí)慣和營(yíng)銷價(jià)格等。

工作安排。向展臺(tái)人員布置展臺(tái)工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺(tái)上的每一個(gè)人知道、理解展出目的；布置展臺(tái)工作，包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出要求；管理安排。包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展后會(huì)議、記錄管理等；行政安排，包括展臺(tái)人員的宿、膳、行、日程等安排。

商務(wù)工作準(zhǔn)備

展出主要是為了成交，展臺(tái)工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場(chǎng)調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等等。

市場(chǎng)調(diào)研

在選擇展覽會(huì)和選擇展出產(chǎn)品之前，展出者已做了市場(chǎng)調(diào)研。調(diào)研圍繞所展示的產(chǎn)品和圍繞成交開展，調(diào)研內(nèi)容包括市場(chǎng)、運(yùn)輸、包裝、保險(xiǎn)、稅則、匯率、折扣等。每個(gè)市場(chǎng)都有其特點(diǎn)，透徹地了解和充分準(zhǔn)備有助于展出成功，有助于成交。

需要了解的市場(chǎng)情況包括：市場(chǎng)規(guī)模、消費(fèi)量、進(jìn)口量、消費(fèi)值、進(jìn)口值、產(chǎn)品來(lái)源、消費(fèi)增長(zhǎng)率、消費(fèi)地理分布、關(guān)于法規(guī)、市場(chǎng)潛力和發(fā)展趨勢(shì)、市場(chǎng)障礙等。如果市場(chǎng)對(duì)某產(chǎn)品有貿(mào)易的和非貿(mào)易的壁壘，在展出這類產(chǎn)品就要慎重考慮，除非有長(zhǎng)期打算，否則展出就沒有太大意義。此外一點(diǎn)要了解關(guān)稅、稅率、配額、貨幣管制、其他限制以及市場(chǎng)劃分等狀況。

還要了解產(chǎn)品情況，產(chǎn)品必須符合市場(chǎng)要求。為此，必須了解產(chǎn)品的質(zhì)量、顏色、風(fēng)格、尺寸、外觀、設(shè)計(jì)，性能、技術(shù)規(guī)格、貿(mào)易標(biāo)準(zhǔn)，以及運(yùn)輸包裝、消費(fèi)包裝、保護(hù)要求、說(shuō)明要求等。如果按市場(chǎng)要求專門為展出更改產(chǎn)品、包裝困難，展出者也應(yīng)知道市場(chǎng)要求，并能向客戶解釋說(shuō)明，只要有訂貨，可以按市場(chǎng)要求和客戶要求提供產(chǎn)品。

展出者必須了解競(jìng)爭(zhēng)情況，以便知道與誰(shuí)競(jìng)爭(zhēng)，做好價(jià)格等各方面的準(zhǔn)備。需要了解的競(jìng)爭(zhēng)情況還包括其他供應(yīng)商，包括外國(guó)和當(dāng)?shù)毓?yīng)商的名稱、供應(yīng)量、市場(chǎng)占有率、優(yōu)點(diǎn)及弱小、商標(biāo)及專利問題、市場(chǎng)主導(dǎo)產(chǎn)品的特性、市場(chǎng)主導(dǎo)公司成功的主要原因、各供應(yīng)商市場(chǎng)增減情況、市場(chǎng)價(jià)格等等。

展出者還必須了解運(yùn)輸條件，包括當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的運(yùn)輸業(yè)狀況、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方法、運(yùn)輸價(jià)格，以便計(jì)算、決定產(chǎn)品報(bào)價(jià)中的運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時(shí)間，及成交合同中的運(yùn)輸條款。調(diào)研的具體內(nèi)容可以根據(jù)展出和成交需要定。如果展出者有條件，可以自己做調(diào)研。如果沒有條件，可以委托展出地的咨詢公司、市場(chǎng)調(diào)研公司。

成交準(zhǔn)備

成交準(zhǔn)備主要有三方面：產(chǎn)品、條款、資料。根據(jù)展出者的生產(chǎn)能力和財(cái)政實(shí)力并估計(jì)客戶或許的要求，決定產(chǎn)品的可供品種、數(shù)量、規(guī)格、性能、以及可以作出的改進(jìn)和交貨時(shí)間等，也即是準(zhǔn)備貨源和貨單。根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果決定條款、包裝條款、交貨條款、運(yùn)輸條款、付款條款等，作為洽談、簽約的基本條件。根據(jù)談判和簽約需要，準(zhǔn)備樣品，編印公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價(jià)格表、合同等。樣品要與實(shí)際供貨的產(chǎn)品一致，好于或差于實(shí)際產(chǎn)品都會(huì)有麻煩。公司介紹內(nèi)容包括公司名稱、公司地址、資金、年?duì)I業(yè)額、營(yíng)業(yè)范圍、職工人數(shù)等，公司介紹的目的是讓客戶了解展出者。產(chǎn)品目錄是各種產(chǎn)品的綜合介紹。產(chǎn)品介紹是一種或一個(gè)系列的產(chǎn)品的介紹，內(nèi)容可以詳細(xì)一些，包括各種技術(shù)規(guī)格等。展臺(tái)資料質(zhì)量要好、數(shù)量要充分。要使用當(dāng)?shù)匚淖?、貨幣單位和?jì)量單位。讓客戶了解自己與自己了解客戶同樣重要。

產(chǎn)品知識(shí)

所有展臺(tái)人員都必須熟悉產(chǎn)品知識(shí)，包括規(guī)格、功能、特點(diǎn)、作用、使用方法等。美國(guó)貿(mào)易展覽局曾做過(guò)一項(xiàng)調(diào)查，其中一條是參觀者認(rèn)為展臺(tái)人員應(yīng)符合的知識(shí)，調(diào)查結(jié)果顯示94％以上的參觀者認(rèn)為產(chǎn)品知識(shí)是展臺(tái)人員應(yīng)符合的最重要的知識(shí)。